ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่2) พ.ศ.2548
บทที่ ๑
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.
๒๕๒๖
------------------
โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.๒๕๐๖
เสียใหม่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น
คณะรัฐมนตรีจึงวางระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้
ข้อ ๑
ระเบียบนี้เรียกว่า “ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖”
ข้อ ๒
ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เป็นต้นไป
ข้อ ๓
ให้ยกเลิก
๓.๑
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
๒๕๐๖
๓.๒
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗
๓.๓ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๑๖
บรรดาระเบียบ ข้อบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคำสั่งอื่นใด
ในส่วนที่กำหนดไว้แล้วในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้
ให้ใช้ระเบียบนี้แทน เว้นแต่กรณีที่กล่าวในข้อ ๕
ข้อ ๔
ระเบียบนี้ให้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ
ส่วนราชการใดมีความจำเป็นที่ต้องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได้กำหนดไว้ใน
ระเบียบนี้
ให้ขอทำความตกลงกับผู้รักษาการตามระเบียบนี้
ข้อ ๕
ในกรณีที่กฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น
ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น
(ความในข้อ ๕ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑ มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๖
ในระเบียบนี้
“งานสารบรรณ”
หมายความว่า
งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม
จนถึงการทำลาย
“หนังสือ”
หมายความว่า หนังสือราชการ
“อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า
การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน
ไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า
หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน
และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธีต่าง
ๆ เช่นว่านั้น
“ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์”
หมายความว่า
การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือ
ผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
“ส่วนราชการ” หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน
หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ
ทั้งในราชการบริหารส่วนกลาง
ราชการบริหารส่วนภูมิภาค ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือในต่างประเทศ
และให้หมายความรวมถึงคณะกรรมการด้วย
“คณะกรรมการ” หมายความว่า คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ
และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทำงาน
หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกัน
(ความในข้อ ๖ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑ มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๗ คำอธิบายซึ่งกำหนดไว้ท้ายระเบียบ
ให้ถือว่าเป็นส่วนประกอบที่ใช้งานสารบรรณ และให้
ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติ
ข้อ ๘ ให้ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบนี้
และให้มีอำนาจตีความและวินิจฉัยปัญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้
รวมทั้งการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทำคำอธิบาย
กับให้มีหน้าที่ดำเนินการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ
การตีความ การวินิจฉัยปัญหา
และการแก้ไขเพิ่มเติมภาคผนวก
และคำอธิบายตามวรรคหนึ่ง
ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี จะขอความเห็นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีเพื่อประกอบการพิจารณาก็ได้
หมวด ๑
ชนิดของหนังสือ
ข้อ ๙
หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่
๙.๑
หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
๙.๒ หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึง
บุคคลภายนอก
๙.๓ หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
๙.๔
เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ
หรือข้อบังคับ
๙.๖
ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
(ความในข้อ ๙ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘
ลงวันที่ ๒๑ มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ
๑๐.๑ หนังสือภายนอก
๑๐.๒ หนังสือภายใน
๑๐.๓ หนังสือประทับตรา
๑๐.๔ หนังสือสั่งการ
๑๐.๕ หนังสือประชาสัมพันธ์
๑๐.๖ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ส่วนที่ ๑
หนังสือภายนอก
ข้อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ
เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ
หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก ให้จัดทำตามแบบที่ ๑
ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๑๑.๑ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง
ตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๑
ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น
๑๑.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการ
ซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น
และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
๑๑.๓ วัน เดือน ปี
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกหนังสือ
๑๑.๔ เรื่อง
ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
๑๑.๕ คำขึ้นต้น
ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนาม
และคำลงท้าย
ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๒
แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง
หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
๑๑.๖ อ้างถึง (ถ้ามี)
ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว
จะจากส่วนราชการใดก็ตาม
โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน
ปีพุทธศักราช ของหนังสือนั้น
การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว
เว้นแต่มีเรื่องอื่น
ที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา
จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
๑๑.๗ สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับ
หนังสือนั้น
ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
๑๑.๘ ข้อความ
ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์
หลายประการให้แยกเป็นข้อ
ๆ
๑๑.๙ คำลงท้าย
ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนาม
และคำลงท้าย
ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๒
๑๑.๑๐ ลงชื่อ
ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ
และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ
ไว้ใต้ลายมือชื่อ
ตามรายละเอียดที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๓
๑๑.๑๑ ตำแหน่ง
ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
๑๑.๑๒
ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
หรือหน่วยงานที่ออก
หนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง
ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
๑๑.๑๓ โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
หรือหน่วยงานที่ออก
หนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา
(ถ้ามี) ไว้ด้วย
๑๑.๑๔ สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการ หรือบุคคลอื่นทราบ
และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว
ให้พิมพ์ชื่อเต็ม หรือชื่อย่อของส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้
เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด้วย
ส่วนที่ ๒
หนังสือภายใน
ข้อ ๑๒ หนังสือภายใน
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือ
ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน
ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้จัดทำตามแบบที่ ๒ ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๑๒.๑ ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมี
รายละเอียดพอสมควร
โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง
ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง
หรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)
๑๒.๒ ที่
ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๑
ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
สำหรับหนังสือของคณะกรรมการให้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจำเป็น
๑๒.๓
วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
หนังสือ
๑๒.๔ เรื่อง
ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น
ในกรณีที่เป็นหนังสือ
ต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
๑๒.๕ คำขึ้นต้น
ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้นสรรพนาม
และคำลงท้าย
ที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง
หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
๑๒.๖ ข้อความ
ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์
หลายประการ
ให้แยกเป็นข้อ ๆ
ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย
ให้ระบุไว้ในข้อนี้
๑๒.๗ ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ปฏิบัติตามข้อ ๑๑.๑๐ และข้อ ๑๑.๑๑ โดยอนุโลม
ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทำได้
ส่วนที่ ๓
หนังสือประทับตรา
ข้อ ๑๓ หนังสือประทับตรา
คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา
หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ
และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่
๑๓.๑ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
๑๓.๒ การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
๑๓.๓ การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน
๑๓.๔
การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
๑๓.๕ การเตือนเรื่องที่ค้าง
๑๓.๖ เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง
ให้ใช้หนังสือ
ประทับตรา
ข้อ ๑๔ หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ
และให้จัดทำตามแบบที่ ๓ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๑๔.๑ ที่
ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง ตามที่กำหนดไว้ใน
ภาคผนวก
๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
๑๔.๒ ถึง
ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง
๑๔.๓ ข้อความ
ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
๑๔.๔ ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก
๑๔.๕ ตราชื่อส่วนราชการ
ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ ๗๒
ด้วยหมึกแดง และให้
ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา
๑๔.๖ วัน เดือน ปี
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกหนังสือ
๑๔.๗ ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออก
หนังสือ
๑๔.๘ โทร. หรือที่ตั้ง
ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง และหมายเลข
ภายในตู้สาขา
(ถ้ามี) ด้วย ในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์
ให้ลงที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยให้ลงตำบลที่อยู่ตามความจำเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
ส่วนที่ ๔
หนังสือสั่งการ
ข้อ ๑๕ หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนดแบบ
ไว้โดยเฉพาะ
หนังสือสั่งการมี ๓
ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
ข้อ ๑๖ คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย
ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๔ ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๑๖.๑ คำสั่ง
ให้ลงชื่อส่วนราชการ หรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออกคำสั่ง
๑๖.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ที่ออกคำสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑
เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน
ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกคำสั่ง
๑๖.๓ เรื่อง
ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคำสั่ง
๑๖.๔ ข้อความ
ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออกคำสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย
แล้วจึงลงข้อความที่สั่ง
และวันใช้บังคับ
๑๖.๕ สั่ง ณ วันที่
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกคำสั่ง
๑๖.๖ ลงชื่อ
ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่ง
และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ
๑๖.๗ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำสั่ง
ข้อ ๑๗ ระเบียบ คือ
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้
โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ
ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่
๕
ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๑๗.๑ ระเบียบ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกระเบียบ
๑๗.๒ ว่าด้วย ให้ลงชื่อของระเบียบ
๑๗.๓ ฉบับที่
ถ้าเป็นระเบียบที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่
เท่าใด
แต่ถ้าเป็นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็น ฉบับที่ ๒
และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
๑๗.๔ พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกระเบียบ
๑๗.๕ ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกระเบียบ
และอ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกระเบียบ
(ถ้ามี)
๑๗.๖ ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ โดยให้ข้อ ๑ เป็นชื่อระเบียบ
ข้อ
๒ เป็นวันใช้บังคับกำหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด และข้อสุดท้าย
เป็นข้อผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามี
มากข้อหรือหลายเรื่อง จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้
โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด ๑
๑๗.๗ ประกาศ ณ
วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่
ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกระเบียบ
๑๗.๘ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ
๑๗.๙ ตำแหน่ง
ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกระเบียบ
ข้อ ๑๘ ข้อบังคับ คือ
บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย
ที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
และให้จัดทำตามแบบที่ ๖ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๑๘.๑ ข้อบังคับ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข้อบังคับ
๑๘.๒ ว่าด้วย ให้ลงชื่อของข้อบังคับ
๑๘.๓ ฉบับที่ ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องนั้น
ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่
เท่าใด
แต่ถ้าเป็นข้อบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติมให้ลงเป็นฉบับที่ ๒
และที่ถัด ๆ ไปตามลำดับ
๑๘.๔ พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคับ
๑๘.๕ ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและ
อ้างถึงกฎหมายที่ให้อำนาจออกข้อบังคับ
๑๘.๖ ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ
ๆ โดยให้ ข้อ ๑ เป็นชื่อข้อบังคับ ข้อ ๒
เป็นวันที่ใช้บังคับกำหนดว่าให้ใช้บังคับตั้งแต่เมื่อใด
และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ ข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้
โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะขึ้นหมวด ๑
๑๘.๗ ประกาศ ณ
วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่
ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกข้อบังคับ
๑๘.๘ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกข้อบังคับ
และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ
๑๘.๙ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกข้อบังคับ
ส่วนที่ ๕
หนังสือประชาสัมพันธ์
ข้อ ๑๙ หนังสือประชาสัมพันธ์
ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ในระเบียบนี้ เว้นแต่จะมีกฎหมายกำหนด
แบบไว้โดยเฉพาะ
หนังสือประชาสัมพันธ์มี ๓ ชนิด ได้แก่
ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ข้อ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
และให้จัดทำตามแบบที่ ๗ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๒๐.๑ ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ
๒๐.๒ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ
๒๐.๓ ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและข้อความที่ประกาศ
๒๐.๔ ประกาศ ณ
วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่
ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกประกาศ
๒๐.๕ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ
และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้
ลายมือชื่อ
๒๐.๖ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกประกาศ
ในกรณีที่กฎหมายกำหนดให้ทำเป็นแจ้งความ
ให้เปลี่ยนคำว่าประกาศ เป็น แจ้งความ
ข้อ ๒๑ แถลงการณ์
คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ
ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
และให้จัดทำตามแบบที่ ๘ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๒๑.๑ แถลงการณ์
ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
๒๑.๒ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ์
๒๑.๓ ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน
ให้ลงฉบับที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
๒๑.๔ ข้อความ ให้อ้างเหตุผลที่ต้องออกแถลงการณ์และข้อความที่แถลงการณ์
๒๑.๕ ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
๒๑.๖ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน
และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกแถลงการณ์
ข้อ ๒๒ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
ให้จัดทำตามแบบที่ ๙ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๒๒.๑ ข่าว ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว
๒๒.๒ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกข่าว
๒๒.๓ ฉบับที่
ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเนื่องกัน ให้ลงฉบับ
ที่เรียงตามลำดับไว้ด้วย
๒๒.๔ ข้อความ ให้ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของข่าว
๒๒.๕ ส่วนราชการที่ออกข่าว
ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว
๒๒.๖ วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่
ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกข่าว
ส่วนที่ ๖
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
ข้อ ๒๓
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ
หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น
หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด
คือ หนังสือรับรองรายงานการประชุม บันทึก
และหนังสืออื่น
ข้อ ๒๔ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล
นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบที่ ๑๐
ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๒๔.๑ เลขที่
ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ
เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับ
ไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง
หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่งอย่างใด
๒๔.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น
และจะลงสถานที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้
๒๔.๓ ข้อความ
ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วย
ชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง
ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็ม โดยมีคำนำหน้านาม ชื่อ นามสกุล
ตำแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทำงานอยู่อย่างชัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความที่รับรอง
๒๔.๔ ให้ไว้ ณ วันที่
ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่ออกหนังสือรับรอง
๒๔.๕ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ
๒๔.๖ ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือ
๒๔.๗ รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง
ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสำคัญ
ที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรอง ขนาด ๔ × ๖
เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ
และให้ผู้นั้นลงลายมือชื่อไว้ใต้รูปถ่ายพร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อด้วย
ข้อ ๒๕ รายงานการประชุม คือ
การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน
ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๒๕.๑ รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น
๒๕.๒ ครั้งที่
ให้ลงครั้งที่ประชุม
๒๕.๓ เมื่อ ให้ลงวัน เดือน ปีที่ประชุม
๒๕.๔ ณ
ให้ลงสถานที่ที่ประชุม
๒๕.๕ ผู้มาประชุม
ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
ซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผู้ใดหรือตำแหน่งใด
๒๕.๖ ผู้ไม่มาประชุม
ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
ซึ่งมิได้มาประชุมพร้อมทั้งเหตุผล
(ถ้ามี)
๒๕.๗ ผู้เข้าร่วมประชุม
ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม
ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม
(ถ้ามี)
๒๕.๘ เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม
๒๕.๙ ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วยประธานกล่าวเปิดประชุม
และเรื่องที่ประชุม
กับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ
๒๕.๑๐ เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม
๒๕.๑๑ ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุมครั้งนั้น
ข้อ ๒๖ บันทึก คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
หรือผู้บังคับบัญชา
สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ
โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความ และให้มีหัวข้อดังต่อไปนี้
๒๖.๑ ชื่อหรือตำแหน่งที่บันทึกถึง โดยใช้คำขึ้นต้นตามที่กำหนดไว้ภาคผนวก ๒
๒๖.๒ สาระสำคัญของเรื่อง
ให้ลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ระบุไว้ด้วย
๒๖.๓ ชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตำแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้
กระดาษบันทึกข้อความ
ให้ลงวัน เดือน ปีที่บันทึกไว้ด้วย
การบันทึกต่อเนื่อง
โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้น
ใจความบันทึก และลงชื่อเช่นเดียวกับที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี
กำกับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ลงชื่อและวัน เดือน
ปี กำกับเท่านั้น
ข้อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง
กรม จะกำหนดขึ้นใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา
หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นต้น
สื่อกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหนึ่ง หมายความถึง
สื่อใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น
แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก
แผ่นซีดี -
อ่านอย่างเดียว
หรือแผ่นดิจิทัลอเนกประสงค์ เป็นต้น
(ความในข้อ
๒๗ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑
มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ส่วนที่ ๗
บทเบ็ดเตล็ด
ข้อ ๒๘ หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ
ด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ
แบ่งเป็น ๓ ประเภท คือ
๒๘.๑ ด่วนที่สุด
ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
๒๘.๒ ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
๒๘.๓ ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ
เท่าที่จะทำได้
ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง
๓๒ พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนังสือและบนซอง ตามที่กำหนดไว้ในแบบที่ ๑ แบบที่ ๒ แบบที่ ๓ และแบบที่ ๑๕
ท้ายระเบียบ โดยให้ระบุคำว่า ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือด่วน
สำหรับหนังสือตามข้อ ๒๘.๑ ข้อ ๒๘.๒ และข้อ ๒๘.๓
แล้วแต่กรณี
ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด
ให้ระบุคำว่า ด่วนภายใน แล้วลงวัน เดือน ปี
และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือนั้นไปถึงผู้รับ
กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบนหน้าซองภายในเวลาที่กำหนด
ข้อ ๒๙ การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสารสามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้
ในกรณีที่ติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกครั้งและให้ผู้รับแจ้งตอบรับ
เพื่อยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว และส่วนราชการผู้ส่งไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสาร
เว้นแต่กรณีเป็นเรื่องสำคัญจำเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสาร
ให้ทำเอกสารยืนยันตามไปทันที
การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น
โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น
ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ
ในกรณีที่จำเป็น
ต้องยืนยันเป็นหนังสือให้ทำหนังสือยืนยันตามไปทันที
การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไม่มีหลักฐานปรากฏชัดแจ้ง
เช่น ทางโทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น
ให้ผู้ส่งและผู้รับบันทึกข้อความไว้เป็นหลักฐาน
(ความในข้อ
๒๙ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘
ลงวันที่
๒๑ มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๓๐ หนังสือที่จัดทำขึ้นโดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง
๑ ฉบับ และให้มีสำเนา
เก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง
๑ ฉบับ
สำเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อ
หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
ข้อ ๓๑
หนังสือที่เจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วย
โดยปกติให้ส่งสำเนาไปให้ทราบโดยทำเป็นหนังสือประทับตรา
สำเนาหนังสือนี้ให้มีคำรับรองว่า
สำเนาถูกต้อง โดยให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ ๒ หรือเทียบเท่าขึ้นไป
ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง
พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง และตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือ
ข้อ ๓๒ หนังสือเวียน คือ
หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัส
ตัวพยัญชนะ ว หน้าเลขทะเบียนหนังสือส่ง
ซึ่งกำหนดเป็นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต่เลข ๑
เรียงเป็นลำดับไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน
หรือใช้เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอย่างหนึ่ง
อย่างใด
เมื่อผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเรื่องนั้นจะต้องให้หน่วยงาน หรือบุคคลในบังคับบัญชาในระดับต่าง ๆ ได้รับทราบด้วย ก็ให้มีหน้าที่จัดทำสำเนา หรือจัดส่งให้หน่วยงาน หรือบุคคลเหล่านั้นโดยเร็ว
ข้อ ๓๓ สรรพนามที่ใช้ในหนังสือ
ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของหนังสือและผู้รับหนังสือตามภาคผนวก ๒
ข้อ ๓๔ หนังสือภาษาต่างประเทศ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ
หนังสือที่เป็นภาษาอังกฤษ
ให้ทำตามแบบที่กำหนดไว้ในภาคผนวก ๔
สำหรับหนังสือที่เป็นภาษาอื่น
ๆ ซึ่งมิใช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไปตามประเพณีนิยม
หมวด ๒
การรับและส่งหนังสือ
ส่วนที่ ๑
การรับหนังสือ
ข้อ ๓๕ หนังสือรับ
คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
การรับหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย
โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
(ความในข้อ
๓๕ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑
มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๓๖ จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร
หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ
เพื่อดำเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน
แล้วจึงดำเนินการเรื่องนั้นต่อไป
ข้อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่
๑๒ ท้ายระเบียบ ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๓๗.๑ เลขรับ ให้ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน
๓๗.๒ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่รับหนังสือ
๓๗.๓ เวลา ให้ลงเวลาที่รับหนังสือ
ข้อ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่
๑๓ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ.
ให้ลงวัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน
๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไป
ตลอดปีปฏิทิน
เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ
๓๘.๓ ที่
ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา
๓๘.๔ ลงวันที่
ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือที่รับเข้ามา
๓๘.๕ จาก
ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณี
ที่ไม่มีตำแหน่ง
๓๘.๖ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ
หรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
๓๘.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๓๘.๘ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
๓๘.๙ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ข้อ ๓๙
จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการ โดยให้ลงชื่อหน่วยงานที่รับหนังสือนั้นในช่อง
การปฏิบัติ ถ้ามีชื่อบุคคล หรือตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการรับหนังสือ ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งไว้ด้วย
การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องดำเนินการตามวรรคหนึ่ง
จะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือตามข้อ
๔๘ หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน
ปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก็ได้
การดำเนินการตามขั้นตอนนี้ จะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่
ให้เป็นไปตามที่หัวหน้าส่วนราชการกำหนด
ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดำเนินเรื่องในหน่วยงานนั้นเองจนถึงขั้นได้ตอบหนังสือไปแล้ว
ให้ลงทะเบียนว่าได้ส่งออกไปโดยหนังสือที่เท่าใด
วัน เดือน ปีใด
ข้อ ๔๐ การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน
เมื่อผู้รับได้รับหนังสือจากหน่วยงานสารบรรณกลางแล้ว ให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม
ส่วนที่ ๒
การส่งหนังสือ
ข้อ ๔๑ หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก
ให้ปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ในส่วนนี้
การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ
ในชั้นลับหรือลับมาก ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ใช้งานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับ เป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
(ความในข้อ
๔๑ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘
ลงวันที่
๒๑ มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๔๒ ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ
รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
ข้อ ๔๓ เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว
ให้ปฏิบัติดังนี้
๔๓.๑ ลงทะเบียนหนังสือในทะเบียนหนังสือส่งตามแบบที่
๑๔ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
๔๓.๑.๑
ทะเบียนหนังสือส่ง วันที่ เดือน พ.ศ. ให้ลงวัน เดือน ปีที่ลงทะเบียน
๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำดับติดต่อ
กันไปตลอดปีปฏิทิน
๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
ในหนังสือที่จะส่งออก
ถ้าไม่มีที่ดังกล่าว ช่องนี้จะว่าง
๔๓.๑.๔
ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก
๔๓.๑.๕
จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ
หรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
๔๓.๑.๖
ถึง
ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อ
บุคคลในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
๔๓.๑.๗ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๔๓.๑.๘
การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น
๔๓.๑.๙
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๔๓.๒ ลงเลขที่ และวัน
เดือน ปีในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ
ให้ตรงกับเลขทะเบียนส่ง
และวัน เดือน ปีในทะเบียนหนังสือส่งตามข้อ ๔๓.๑.๒
และข้อ ๔๓.๑.๔
ข้อ ๔๔ ก่อนบรรจุซอง ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ ตลอดจนสิ่งที่ส่งไปด้วยอีกครั้งหนึ่ง
แล้วปิดผนึก
หนังสือที่ไม่มีความสำคัญมากนัก
อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว
เย็บด้วยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง
ข้อ ๔๕ การจ่าหน้าซอง ให้ปฏิบัติตามแบบที่ ๑๕
ท้ายระเบียบ
สำหรับหนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ
ให้ปฏิบัติตามข้อ ๒๘
ในกรณีที่ไม่ใช้สมุดส่งหนังสือ
ให้มีใบรับหนังสือตามข้อ ๔๙ แนบติดซองไปด้วย
ข้อ ๔๖ การส่งหนังสือโดยทางไปรษณีย์
ให้ถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการที่การสื่อสารแห่งประเทศไทย
กำหนด
การส่งหนังสือซึ่งมิใช่เป็นการส่งโดยทางไปรษณีย์
เมื่อส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงชื่อรับในสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับ
แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับให้นำใบรับนั้นมาผนึกติดไว้ที่สำเนาคู่ฉบับ
ข้อ ๔๗ หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง
ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่าหนังสือนั้นได้ตอบตามหนังสือรับที่เท่าใด
วัน เดือน ปีใด
ข้อ ๔๘ สมุดส่งหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๖
ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๔๘.๑ เลขทะเบียน
ให้ลงเลขทะเบียนหนังสือส่ง
๔๘.๒ จาก ให้ลงตำแหน่ง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคลที่เป็นเจ้าของหนังสือ
๔๘.๓ ถึง ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ
หรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
๔๘.๔ หน่วยรับ
ให้ลงชื่อส่วนราชการที่รับหนังสือ
๔๘.๕ ผู้รับ
ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้
๔๘.๖ วันและเวลา ให้ผู้รับหนังสือลงวัน เดือน ปีและเวลาที่รับหนังสือ
๔๘.๗ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ข้อ ๔๙ ใบรับหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๗ ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๔๙.๑ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น
๔๙.๒ ถึง
ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ หรือชื่อบุคคล
ในกรณีที่ไม่มีตำแหน่ง
๔๙.๓ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๔๙.๔ รับวันที่ ให้ผู้รับหนังสือลงวัน เดือน ปีที่รับหนังสือ
๔๙.๕ เวลา ให้ผู้รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ
๔๙.๖ ผู้รับ
ให้ผู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้
ส่วนที่ ๓
บทเบ็ดเตล็ด
ข้อ ๕๐
เพื่อให้การรับและส่งหนังสือดำเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว
ส่วนราชการจะกำหนดหน้าที่ของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว้ด้วยก็ได้ ทั้งนี้ ให้มีการสำรวจทะเบียนหนังสือรับเป็นประจำว่าหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใด
และให้มีการติดตามเรื่องด้วย ในการนี้
ส่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดให้มีบัตรตรวจค้นสำหรับหนังสือรับและหนังสือส่งเพื่อความสะดวกในการค้นหาก็ได้ตามความเหมาะสม
ข้อ ๕๑ บัตรตรวจค้น ให้จัดทำตามแบบที่ ๑๘ ท้ายระเบียบ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๕๑.๑ เรื่อง
รหัส ให้ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมู่ของหนังสือ
๕๑.๒ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ
๕๑.๓ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือ
๕๑.๔ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือ
๕๑.๕ รายการ ให้ลงเรื่องย่อของหนังสือเพื่อให้ทราบว่า หนังสือนั้นมาจากที่ใด เรื่องอะไร
๕๑.๖ การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือนั้นเพื่อให้ทราบว่าส่งไปที่ใด เมื่อใด
หมวด ๓
การเก็บรักษา ยืม
และทำลายหนังสือ
ส่วนที่ ๑
การเก็บรักษา
ข้อ ๕๒
การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
และการเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
ข้อ ๕๓ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ
การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่องโดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
ข้อ ๕๔ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ
การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก
ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่องปฏิบัติดังนี้
๕๔.๑ จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บตามแบบที่ ๑๙
ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับ และ
สำเนาคู่ฉบับสำหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ เก็บไว้อย่างละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๔๕.๑.๑ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
๕๔.๑.๒ ที่
ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๔.๑.๔ เรื่อง
ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
สรุปเรื่องย่อ
๕๔.๑.๕ อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้
ตลอดไป ให้ลงคำว่า ห้ามทำลาย
๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๕๔.๒ ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น
พร้อมทั้งบัญชีหนังสือ
ส่งเก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น
ๆ กำหนด
ข้อ ๕๕ เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ
๕๔ แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือปฏิบัติดังนี้
๕๕.๑ ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือตามข้อ
๗๓ ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรก
ของหนังสือฉบับนั้น
และลงลายมือชื่อย่อกำกับตรา
๕๕.๑.๑ หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคำว่า
ห้ามทำลาย ด้วยหมึกสีแดง
๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก็บโดยมีกำหนดเวลา ให้ประทับตราคำว่า
เก็บถึง พ.ศ. ….
ด้วยหมึกสีน้ำเงิน
และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่
๒๐ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
๕๕.๒.๑
ลำดับที่
ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
๕๕.๒.๒
วันเก็บ ให้ลงวัน เดือน ปีที่นำหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ
๕๕.๒.๓
เลขทะเบียนรับ
ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๕.๒.๔
ที่
ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๕.๒.๕ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่อง
ให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๕๕.๒.๖
รหัสแฟ้ม
ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๕.๒.๗
กำหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กำหนดในตรากำหนด
เก็บหนังสือตามข้อ
๕๕.๑
๕๕.๒.๘
หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด
(ถ้ามี)
ข้อ ๕๖ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว
แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามข้อ
๕๔
ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ
โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้
เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว
ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ ๕๔ และข้อ
๕๕ โดยอนุโลม
ข้อ ๕๗ อายุการเก็บหนังสือ
โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๕๗.๑ หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา
ความปลอดภัยแห่งชาติ
หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
๕๗.๒ หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน
หรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว
การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
๕๗.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา
และมีคุณค่าต่อการศึกษา ค้นคว้าวิจัย
ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร กำหนด
๕๗.๔ หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว
และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่น
ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า
๕ ปี
๕๗.๕ หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ
และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า
๑ ปี
๕๗.๖ หนังสือหรือเอกสารที่เกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน
หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงิน
ที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ
เปลี่ยนแปลง โอน สงวน
หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือ
เอกสารเกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน
หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ
เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา
และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใด ๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๕ ปี
หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี หรือ ๕
ปี แล้วแต่กรณี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง
(ความในข้อ
๕๗ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑
มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๕๘ ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ปี
นับจากวันที่ได้จัดทำขึ้น
ที่เก็บไว้
ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
๕๘.๑
หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา
ความปลอดภัยแห่งชาติ
หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ
หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไปกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น
๕๘.๓ หนังสือที่ส่วนราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดทำบัญชี
หนังสือครบ
๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ส่งมอบให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร
(ความในข้อ
๕๘ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑
มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๕๙ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ
๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ผู้รับมอบยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
๕๙.๑
บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราช
ที่จัดทำบัญชี
๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
๕๙.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี
๕๙.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
๕๙.๑.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ
๕๙.๑.๖ รหัสแฟ้ม
ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๙.๑.๗ ที่
ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
สรุปเรื่องย่อ
๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู้มอบ
ให้ผู้มอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย
ตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้มอบ
๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับมอบ
ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล
ด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับมอบ
๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ
๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเองประจำปี ให้ลงตัวเลขของปี
พุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
๕๙.๒.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี
๕๙.๒.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
๕๙.๒.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก็บเอง
๕๙.๒.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๕๙.๒.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๕๙.๒.๙ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
สรุปเรื่องย่อ
๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ
ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
(ความในข้อ ๕๙ แก้ไขโดย ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่
๒ ) พ.ศ.๒๕๔๘ ลงวันที่ ๒๑
มิถุนายน พ.ศ.๒๕๔๘)
ข้อ ๖๐ หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนดทำลาย ซึ่งส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญและประสงค์จะฝากให้สำนักจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัติดังนี้
๖๐.๑ จัดทำบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่
๒๓ ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและ
สำเนาคู่ฉบับ
โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
๖๐.๑.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี
๖๐.๑.๔ แผ่นที่ ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
๖๐.๑.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ
๖๐.๑.๖ รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๖๐.๑.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๐.๑.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๐.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๐.๑.๑๐ เรื่อง
ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
สรุปเรื่องย่อ
๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผู้ฝาก
ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วยตัวบรรจง
พร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้ฝาก
๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล
ด้วยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผู้รับฝาก
๖๐.๒ ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือที่จะฝากให้
กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร
๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้ว
ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ
แล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน
หนังสือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ให้ถือว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน
ให้ทำได้โดยจัดทำหลักฐานต่อกันไว้ให้ชัดแจ้ง
เมื่อถึงกำหนดการทำลายแล้ว
ให้ส่วนราชการผู้ฝากดำเนินการตามข้อ ๖๖
ข้อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส
หากชำรุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม
หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทน ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้
ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บ
ถ้าหนังสือที่สูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงเอกสารสิทธิ
ก็ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน
ส่วนที่ ๒
การยืม
ข้อ ๖๒ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้
๖๒.๑ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด
๖๒.๒
ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ
แล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือและให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืม
เรียงลำดับวัน เดือน
ปีไว้เพื่อติดตามทวงถาม
ส่วนบัตรยืมหนังสือนั้นให้เก็บไว้แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป
๖๒.๓ การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ
ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ
ระดับกองขึ้นไป
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้า
ส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
ข้อ ๖๓ บัตรยืมหนังสือ ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๔
ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๖๓.๑ รายการ
ให้ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร้อมด้วยรหัสของหนังสือนั้น
๖๓.๒ ผู้ยืม
ให้ลงชื่อบุคคล ตำแหน่ง หรือส่วนราชการที่ยืมหนังสือนั้น
๖๓.๓ ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ
และวงเล็บชื่อกำกับพร้อมด้วยตำแหน่งใน
บรรทัดถัดไป
๖๓.๔ วันยืม
ให้ลงวัน เดือน ปีที่ยืมหนังสือนั้น
๖๓.๕ กำหนดส่งคืน
ให้ลงวัน เดือน ปีที่จะส่งหนังสือนั้นคืน
๖๓.๖ ผู้ส่งคืน
ให้ผู้ส่งคืนลงลายมือชื่อ
๖๓.๗ วันส่งคืน ให้ลงวัน เดือน ปีที่ส่งหนังสือคืน
ข้อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
ให้ถือปฏิบัติ
ตามข้อ
๖๒ โดยอนุโลม
ข้อ ๖๕
การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้
จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายก่อน
ส่วนที่ ๓
การทำลาย
ข้อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วันหลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือ
ที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
บัญชีหนังสือขอทำลาย ให้จัดทำตามแบบที่ ๒๕
ท้ายระเบียบ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้
๖๖.๑ ชื่อบัญชีหนังสือขอทำลาย ประจำปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี
๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี
๖๖.๓ วันที่ ให้ลงวัน เดือน ปีที่จัดทำบัญชี
๖๖.๔ แผ่นที่
ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี
๖๖.๕ ลำดับที่ ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ
๖๖.๖ รหัสแฟ้ม
ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
๖๖.๗ ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๖.๘ ลงวันที่
ให้ลงวัน เดือน ปีของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๖.๙ เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
๖๖.๑๐ เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ
ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
๖๖.๑๑ การพิจารณา
ให้คณะกรรมการทำลายหนังสือเป็นผู้กรอก
๖๖.๑๒ หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ข้อ ๖๗ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือประกอบด้วยประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน
โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้าราชการตั้งแต่ระดับ ๓ หรือเทียบเท่าขึ้นไป
ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่ง
ทำหน้าที่ประธาน
มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก
ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทำบันทึกความเห็นแย้งไว้
ข้อ ๖๘ คณะกรรมการทำลายหนังสือ มีหน้าที่ดังนี้
๖๘.๑
พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย
๖๘.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลาย
และควรจะขยาย
เวลาการเก็บไว้
ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง การพิจารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทำลาย
แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากำหนดเก็บหนังสือ โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข
๖๘.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย
ให้กรอกครื่องหมาย
กากบาท
(×) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ ๖๖.๑๑
ของบัญชีหนังสือขอทำลาย
๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ
(ถ้ามี)
ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข้อ
๖๙
๖๘.๕
ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว
โดยการเผาหรือวิธี
อื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้
และเมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้ทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ
ข้อ ๖๙
เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ ๖๘.๔ แล้ว ให้พิจารณาสั่งการดังนี้
๖๙.๑ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย
ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลา
การทำลายงวดต่อไป
๖๙.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย
ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กองจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน
เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นได้ขอทำความตกลงกับ
กรมศิลปากรแล้ว
ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณา
ข้อ ๗๐ ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทำลายแล้วแจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายทราบดังนี้
๗๐.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย
ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้น
ดำเนินการทำลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใดภายในกำหนดเวลา ๖๐ วัน
นับแต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการทำลายหนังสือได้
๗๐.๒ ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลา
การเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป
ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ และให้ส่วนราชการนั้น ๆ ทำการแก้ไขตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร แจ้งมา
หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ
ปฏิบัติตาม
เพื่อประโยชน์ในการนี้
กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วมตรวจสอบหนังสือของส่วนราชการนั้นก็ได้
หมวด ๔
มาตรฐานตรา แบบพิมพ์
และซอง
ข้อ ๗๑ ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์
ให้ใช้ตามแบบที่ ๒๖ ท้ายระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ
๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร
๗๑.๒ ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕
เซนติเมตร
ข้อ ๗๒ ตราชื่อส่วนราชการให้ใช้ตามแบบที่ ๒๗ ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกันเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก
๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม
หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรม
หรือจังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา
ส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ
จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้
โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตรา
ข้อ ๗๓ ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ
ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพื่อให้ทราบกำหนดระยะเวลาการเก็บหนังสือนั้นมีคำว่า เก็บถึง พ.ศ. …. หรือคำว่า ห้ามทำลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์
๒๔ พอยท์
ข้อ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง
๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษ
โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก ๖๐ กรัมต่อตารางเมตร
มี
๓ ขนาด คือ
๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร × ๒๙๗ มิลลิเมตร
๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๔๘
มิลลิเมตร × ๒๑๐ มิลลิเมตร
๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความว่า ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร × ๗๔ มิลลิเมตร
๗๔.๒ มาตรฐานซอง
โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก ๘๐ กรัม
ต่อตารางเมตร
เว้นแต่ซองขนาด ซี ๔ ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก ๑๒๐ กรัมต่อตารางเมตร มี ๔ ขนาด คือ
๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร ×
๓๒๔ มิลลิเมตร
๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๖๒
มิลลิเมตร × ๒๒๙ มิลลิเมตร
๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความว่า ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร × ๑๖๒ มิลลิเมตร
๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด ๑๑๐
มิลลิเมตร × ๒๒๐ มิลลิเมตร
ข้อ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ ๔
พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็นครุฑดุน
ที่กึ่งกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบที่ ๒๘ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๗๖ กระดาษบันทึกข้อความ
ให้ใช้กระดาษขนาด เอ ๔ หรือ ขนาด เอ ๕ พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๒
ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้าย ตามแบบที่ ๒๙ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๗๗ ซองหนังสือ ให้พิมพ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๒
ด้วยหมึกสีดำที่มุมบนด้านซ้ายของซอง
๗๗.๑ ขนาดซี ๔
ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ มีชนิดธรรมดา
และขยายข้าง
๗๗.๒ ขนาดซี ๕
ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒
๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔
๗๗.๔ ขนาดดีแอล
ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓
ส่วนราชการใดมีความจำเป็นต้องใช้ซองสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ
อาจใช้ซองพิเศษสำหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม
ข้อ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ
เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือตามแบบที่ ๑๒ ท้ายระเบียบ มีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า ขนาด ๒.๕ เซนติเมตร × ๕ เซนติเมตร มีชื่อส่วนราชการอยู่ตอนบน
ข้อ ๗๙ ทะเบียนหนังสือรับ
ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้รับเข้าเป็นประจำวัน โดยเรียงลำดับลงมาตามเวลาที่ได้รับหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่น ตามแบบที่ ๑๓
ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๐ ทะเบียนหนังสือส่ง
ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจำวัน โดยเรียงลำดับลงมาตามเวลาที่ได้ส่งหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า
มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่น ตามแบบที่ ๑๔ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๑ สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ ใช้สำหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการส่งหนังสือ
โดยให้ผู้นำส่งถือกำกับไปกับหนังสือเพื่อให้ผู้รับเซ็นรับแล้วรับกลับคืนมา
๘๑.๑ สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสำหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ
มีขนาดเอ ๕ พิมพ์สองหน้า
ตามแบบที่
๑๖ ท้ายระเบียบ
๘๑.๒ ใบรับหนังสือ ใช้สำหรับกำกับไปกับหนังสือที่นำส่งโดยให้ผู้รับเซ็นชื่อรับแล้วรับ
กลับคืนมา
มีขนาดเอ ๘ พิมพ์หน้าเดียว ตามแบบที่ ๑๗ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๒ บัตรตรวจค้น
เป็นบัตรกำกับหนังสือแต่ละรายการเพื่อให้ทราบว่าหนังสือนั้น ๆ ได้มีการดำเนินการตามลำดับขั้นตอนอย่างใด จนกระทั่งเสร็จสิ้น บัตรนี้เก็บเรียงลำดับกันเป็นชุดในที่เก็บโดยมีกระดาษติดเป็นบัตรดรรชนี
ซึ่งแบ่งออกเป็นตอน ๆ เพื่อสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาดเอ ๕ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่
๑๘ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๓ บัญชีหนังสือส่งเก็บ
ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่จะส่งเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์หน้าเดียว
ตามแบบที่
๑๙ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๔ ทะเบียนหนังสือเก็บ
เป็นทะเบียนที่ใช้ลงรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า
มีสองชนิด
คือ ชนิดเป็นเล่ม และชนิดเป็นแผ่น ตามแบบที่ ๒๐ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๕ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๕ ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ
๒๕ ปี
ส่งมอบเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๒๑
ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๖ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเอง
เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ปี
ซึ่งส่วนราชการนั้นมีความประสงค์จะเก็บไว้เอง
มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า
ตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ
เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่ส่วนราชการนำฝากไว้กับกองจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใช้สำหรับเป็นหลักฐานแทนหนังสือที่ให้ยืมไป มีขนาดเอ ๔
พิมพ์หน้าเดียว
ตามแบบที่
๒๔ ท้ายระเบียบ
ข้อ ๘๙ บัญชีหนังสือขอทำลาย
เป็นบัญชีที่ลงรายการหนังสือที่ครบกำหนดเวลาการเก็บมีลักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ ๔
พิมพ์สองหน้า ตามแบบที่ ๒๕ ท้ายระเบียบ
บทเฉพาะกาล
ข้อ ๙๐ แบบพิมพ์ และซอง
ซึ่งมีอยู่ก่อนวันที่ระเบียบนี้ใช้บังคับ ให้ใช้ได้ต่อไปจนกว่าจะหมด
บทที่ ๒
การสารบรรณตำรวจ
-------------------------
ข้อ ๑ คณะรัฐมนตรีได้ลงมติให้กระทรวง ทบวง
กรม
ต่างถือปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
สำนักงานตำรวจแห่งชาติก็จักต้องปฏิบัติตามระเบียบงาน สารบรรณนั้นด้วย
ฉะนั้นเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติจึงได้วางวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือเป็นการภายในไว้บางประการ
เพื่อให้ระเบียบงานสารบรรณภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติดำเนินไปโดยเหมาะสมรัดกุมยิ่งขึ้น
ข้อ ๒ ระเบียบการตำรวจ
ได้แก่ประมวลระเบียบการตำรวจเกี่ยวกับคดีและไม่เกี่ยวกับคดี รวมถึงหนังสือสั่งการ ซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติกำหนดหรือสั่งการไว้เป็นระเบียบแบบแผนเพื่อให้ข้าราชการตำรวจถือปฏิบัติ
๒.๑ ประมวลระเบียบการตำรวจเกี่ยวกับคดี
คือข้อกำหนดที่ทางราชการได้วางไว้เพื่อให้ข้าราชการตำรวจได้ปฏิบัติเกี่ยวกับการรวบรวมพยานหลักฐาน ทำสำนวนเกี่ยวกับคดีให้เป็นไปตามระเบียบแบบแผนกฎหมายของบ้านเมือง
๒.๒
ประมวลระเบียบการตำรวจไม่เกี่ยวกับคดี
คือข้อกำหนดที่ทางราชการได้วางไว้เพื่อให้ข้าราชการตำรวจได้ปฏิบัติหน้าที่ราชการให้เป็นไปตามระเบียบแบบแผนการปกครองและธรรมเนียมประเพณีของตำรวจเพื่อรักษาไว้ซึ่งวินัยของข้าราชการ
ข้อ ๓
หนังสือราชการภายในที่ใช้หรือมีถึงกันภายในหน่วยงานสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ปฏิบัติตามระเบียบงานสารบรรณที่กำหนดไว้ และต้องปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ดังต่อไปนี้ด้วย
๓.๑ ชื่อส่วนราชการ วัน
เดือน ปี และข้อความอื่นใดที่ระเบียบงานสารบรรณมิได้กำหนดไว้
ถ้าสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้กำหนดว่าให้ใช้คำย่ออย่างใดก็ให้ใช้คำย่อตามระเบียบนั้น
๓.๒
หนังสือราชการหรือเอกสารของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ไม่พึงเปิดเผยให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
ข้อ ๔ การลงลายมือชื่อในหนังสือราชการนั้น ๆ ให้มีวงเล็บชื่อไว้ข้างล่าง
การเขียนหรือพิมพ์นามบุคคล บริษัท
ห้างร้าน
และสถานที่ของคนต่างด้าวเป็นอักษรไทย
หากใช้ตัวอักษรไม่ถูกต้องอาจทำให้เข้าใจผิดเป็นคนละคน หรือคนละแห่งได้ ฉะนั้น
ให้เขียนนามหรือพิมพ์อักษรของภาษานั้น
กำกับไว้ด้วยถ้าสามารถจะทำได้
การเขียนหรือพิมพ์นามของคนต่างด้าว
ในรายงานหรือหนังสือราชการที่ต้องให้มีอักษรคนต่างด้าวอยู่กำกับด้วยเช่นนี้
ให้เขียนหรือพิมพ์แต่นามที่อ้างในครั้งแรกเท่านั้นไม่ต้องเขียนหรือพิมพ์กำกับทุกคราวที่อ้าง
ข้อ ๕ การสั่งการกระทำได้ ๔ วิธี
๑)
กระทำด้วยหนังสือ
๒)
กระทำด้วยวาจา
๓)
กระทำด้วยเครื่องมือสื่อสาร
๔)
กระทำด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยปกติให้สั่งการด้วยหนังสือ แต่ในบางกรณีอาจกระทำด้วยวาจา ด้วยเครื่องมือสื่อสาร หรือด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
การสั่งการด้วยวาจา ด้วยเครื่องมือสื่อสาร หรือด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์นั้น
ให้กระทำในกรณีที่เป็นเรื่องสำคัญเร่งด่วนจำเป็น แล้วให้มีหนังสือยืนยันตามไปโดยเร็วที่สุด
บทที่ ๓
การใช้บันทึกข้อความ
------------------------------
ข้อ ๑
หนังสือราชการภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติให้ใช้กระดาษบันทึกข้อความไม่ว่าจะเป็นการบันทึกข้อความเสนอผู้บังคับบัญชา บันทึกย่อเรื่อง บันทึกรายงานที่ตนได้ปฏิบัติมา บันทึกความเห็น บันทึกติดต่อ
หรือบันทึกสั่งการ
นอกจากต้องปฏิบัติตามระเบียบการใช้บันทึกดังกล่าวไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณแล้ว ให้ส่วนราชการในสำนักงานตำรวจแห่งชาติปฏิบัติตามความในบทนี้ด้วย
ข้อ ๒ แบบบันทึกข้อความมี ๒
ขนาด คือ ขนาดใหญ่ (เอ ๔) และขนาดเล็ก (เอ ๕) บันทึกขนาดใหญ่ใช้ในการบันทึกเสนอเรื่องที่มีข้อความยาว
ซึ่งไม่สามารถบรรจุข้อความที่จะเสนอลงในบันทึกขนาดเล็กได้หมด บันทึกขนาดเล็กใช้ในการบันทึกเสนอเรื่องที่มีข้อความสั้น ทั้งนี้
เพื่อเป็นการประหยัด
ข้อ ๓ คำขึ้นต้นในบันทึกข้อความให้ใช้คำว่า เรียน
ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ต้องมีคำว่า เรียน
ให้ระบุตำแหน่งผู้ที่มีไปถึงได้เลย
ข้อ ๔ การลงความเห็นของเจ้าหน้าที่ ตามปกติให้ใช้บันทึกฉบับเดียว ถ้าเป็นข้อความสั้น ๆ ควรเขียน ถ้าเป็นข้อความยาวมากให้ใช้การพิมพ์
เมื่อพิมพ์ตลอดด้านหน้าแล้วยังไม่หมดข้อความให้ใช้กระดาษสำเนาพิมพ์เต็มทั้งหน้าในหน้าต่อไปจนหมดข้อความ
การลงความเห็นในกระดาษบันทึกนั้น ให้ลงความเห็นตามลำดับตำแหน่งหน้าที่ในราชการและถ้าเป็นเรื่องที่จักต้องเสนอต่อไป
ผู้ลงความเห็นทุกคนจะต้องบันทึกความเห็นตามลำดับกันไปจนกว่าจะถึงที่สุด ส่วนผู้บังคับบัญชาซึ่งมีอำนาจสั่งการในเรื่องนั้นจะสั่งในตอนท้ายของกระดาษบันทึกนั้น
ๆ หรือจะบันทึกสั่งในช่องว่างของกระดาษบันทึกในหน้าแรกก็ได้
อนึ่ง
เมื่อผู้บังคับบัญชาได้มีคำสั่งปรากฏอยู่ในกระดาษบันทึกข้อความแล้ว
ผู้รับคำสั่งเรื่องนั้นจะมีความเห็นหรือคำสั่งอื่นใดอีกไม่ได้ ถ้าเจ้าหน้าที่เห็นสมควรที่จะขอให้แก้ไขในเรื่องนั้นประการใดก็ให้บันทึกเสนอความเห็นโดยใช้บันทึกข้อความใหม่อีกต่างหาก ห้ามมิให้ใช้บันทึกเดิมเพราะจะเกิดความสับสน
การลงลายมือชื่อให้วงเล็บชื่อ ชื่อสกุล
ไว้ข้างล่างลายมือชื่อนั้นด้วย
แล้วลงวัน เดือน ปี
กำกับไว้ใต้ตำแหน่งหน้าที่ราชการทุกครั้ง
ข้อ ๕ เนื่องจากผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือตำแหน่งเทียบเท่า ได้สั่งงานเรื่องต่าง ๆ ในบันทึกบ้าง ในเรื่องต่าง
ๆ บ้าง
ซึ่งบางเรื่องเป็นระเบียบซึ่งหน่วยต่าง ๆ จะต้องถือปฏิบัติเป็นเวลานาน สมควรจะต้องมีเลขหมายประจำบันทึกสั่งหรือการสั่งการนั้น
ไว้ในที่แห่งเดียวกัน เมื่อถึงคราวจะได้ค้นได้ง่าย จึงกำหนดการออกเลขที่การสั่งการในใบบันทึกหรือเรื่องต่าง
ๆ ดังต่อไปนี้
๕.๑
เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยใดนำเรื่องหรือบันทึกเสนอสำนักงานตำรวจแห่งชาติเพื่อสั่งการหรือเป็นเรื่องที่ได้ติดต่อไปภายนอกสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เช่นสั่งในเรื่องของกองคดีอาญาไปยังสำนักอัยการสูงสุด ดังนี้เป็นต้น เมื่อผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือตำแหน่งเทียบเท่า
ได้ลงนามสั่งการแล้ว
ให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานนั้นนำบันทึกไปให้เจ้าหน้าที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติออกเลขที่หนังสือให้แล้วจึงรับเรื่องคืนไป
แต่ถ้าเรื่องใดจำเป็นต้องกระทำไปโดยรีบด่วนไม่อาจจะปฏิบัติดังกล่าวได้
และเป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับระเบียบที่จะต้องปฏิบัติอย่างใดอีก จะงดการขอเลขที่ในบางเรื่องก็ได้
อนึ่ง ถ้าเป็นเรื่องลับ
ก็ให้ปฏิบัติในการขอเลขที่อย่างหนังสือราชการลับ
กล่าวคือให้เจ้าหน้าที่แจ้งแก่เจ้าหน้าที่ผู้ออกเลขให้ทราบว่าเป็นบันทึกลับหรือเป็นเรื่องลับและเป็นเรื่องของฝ่ายงานใด หน่วยงานใด
จากใครถึงใคร วัน เดือน
ปี ดังนี้เป็นต้น
๕.๒
คำสั่งของผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติที่สั่งการในบันทึกหรือในเรื่องดังกล่าวในข้อก่อน
ถ้าเป็นคำสั่งที่ต้องถือเป็นระเบียบถาวร
หรือจะต้องมีการแก้ไขระเบียบปฏิบัติในเรื่องใด ให้เจ้าหน้าที่ของเรื่องนั้นส่งสำเนาบันทึกคำสั่งนั้น ไปให้กองนิติการ สำนักงานกฎหมายและสอบสวน ๓ ชุด
เพื่อรวบรวมไว้เป็นหลักปฏิบัติหรือแก้ไขประมวลระเบียบการตำรวจต่อไป
๕.๓
ให้เจ้าหน้าที่รับส่งของฝ่ายสารบรรณ
สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติจัดสมุดออกเลขที่บันทึกสั่งตามความในบทนี้ไว้เป็นอีกส่วนหนึ่งต่างหาก นอกจากสมุดออกเลขที่หนังสือโต้ตอบตามธรรมดา
๕.๔ การออกเลขที่ ให้ออกตามลำดับของเรื่องเป็นปี ๆ ไป
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณและให้ปรากฏในสมุดออกเลขไว้ด้วยว่าเป็นเรื่องของฝ่ายงานใด
หน่วยงานใด วัน เดือน
ปีใด
เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจค้นสอบเรื่องต่อไป
บทที่ ๔
การจัดทำหนังสือ
----------------------
การจัดทำหนังสือให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ หมวด ๑ ว่าด้วยชนิดของหนังสือ และในข้อที่จะกล่าวต่อไปนี้
ข้อ ๑ การจัดทำหนังสือเสนอต่อสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
หรือนายกรัฐมนตรีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องประกอบด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้
๑.๑ เรื่องเดิมหรือต้นเรื่อง หมายถึงความเป็นมาของเรื่องนั้น
ๆ ตลอดจนขั้นตอนต่าง ๆ ที่ได้ดำเนินการไปแล้ว
บางกรณีอาจหมายถึงเรื่องที่เข้ามาใหม่
๑.๒ ข้อเท็จจริง หมายถึงการสรุปความเป็นมาของเรื่อง
หรือโดยการค้นหาข้อมูลหรือเรื่องเดิมที่เคยปฏิบัติมา หรือผลจากการติดต่อประสานงาน โดยพยายามใส่รายละเอียดให้ชัดเจน
๑.๓ ข้อกฎหมายหรือระเบียบ หากมีกฎหมายหรือระเบียบที่เกี่ยวข้องให้นำมาอ้างอิง หรือให้สำเนาเอกสารของกฎหมายหรือระเบียบนั้น
ๆ แนบด้วย
๑.๔ ข้อพิจารณา หมายถึงการชี้ให้เห็นปัญหาหรือข้อสังเกต ประเด็นสำคัญของเรื่อง
รวมทั้งความเห็นในการแก้ไขหรือดำเนินการต่อเรื่องนั้น ๆ บางกรณีที่มีทางเลือกหลายทางก็ให้เสนอโดยเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสีย
ของแต่ละทางเลือกให้เห็นชัดเจนเพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บังคับบัญชา
๑.๕ ข้อเสนอ หมายถึงการสรุปเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบว่าจะต้องดำเนินการอย่างใดต่อหนังสือหรือเรื่องที่เสนอ
เช่น จะให้ทราบเรื่องใด หรือพิจารณาข้อใด หรือลงนามในหนังสือฉบับใด เป็นต้น
การเสนอรายละเอียดในแต่ละหัวข้อ จะต้องไม่ยืดยาวเกินความจำเป็น
ในขณะเดียวกันก็ไม่ควรสั้นมากจนขาดความชัดเจน และทำให้ต้องไปศึกษาหารายละเอียดเพิ่มเติมจากเอกสารประกอบต่าง
ๆ อีกทั้งให้ชี้ประเด็นสำคัญของเรื่องและสรุปเสนอให้ถูกต้องชัดเจน เข้าใจง่าย
รวมทั้งจะต้องมีข้อพิจารณาหรือข้อเสนอให้ผู้บังคับบัญชาวินิจฉัยสั่งการด้วย ในกรณีเป็นเรื่องต้องอนุญาต อนุมัติ
หรือให้ความเห็นชอบ
เอกสารประกอบเรื่องให้จัดอย่างมีระเบียบและสะดวกในการที่จะตรวจสอบและศึกษาประกอบการพิจารณา
ข้อ ๒ การประมวลเรื่องเสนอสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ในกรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับข้อกฎหมาย ระเบียบหรือคำสั่ง
ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องส่งปัญหานั้นไปให้หน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบพิจารณามีความเห็นก่อน
แล้วจึงประมวลเรื่องเสนอสำนักงานตำรวจแห่งชาติเพื่อพิจารณาสั่งการ
ข้อ ๓
การพิมพ์ที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของหนังสือในหนังสือภายนอก
ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือไว้บรรทัดบน ลงชื่อถนนและที่ตั้งของส่วนราชการ พร้อมรหัสไปรษณีย์ ตามแบบตัวอย่างดังนี้
สำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ถนนพระรามที่ ๑
เขตปทุมวัน
กรุงเทพมหานคร ๑๐๓๓๐
หน่วยงานใดทำหนังสือในนามสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เพื่อให้ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือตำแหน่งเทียบเท่า ลงนาม
ให้ใช้ชื่อและที่ตั้งของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ส่วนการออกเลขที่หนังสือให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของหน่วยงานเจ้าของเรื่องทับด้วยลำดับเลขหนังสือส่งออกของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ข้อ ๔ การพิมพ์หรือเขียนชื่อ บุคคล หน่วยงาน
สถานที่และอื่น ๆ ซึ่งมีชื่อเป็นภาษาอังกฤษ หากจะพิมพ์หรือเขียนเป็นภาษาไทย ก็ให้พิมพ์หรือเขียนภาษาอังกฤษกำกับไว้ด้วย
ข้อ ๕ การออกเลขที่หนังสือและเลขที่คำสั่ง ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องถือปฏิบัติ ดังนี้
๕.๑
หนังสือที่ลงนามโดยนายกรัฐมนตรี
ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
ให้ออกเลขที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ
๕.๒ คำสั่งสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ลงนามโดยนายกรัฐมนตรี ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ให้ออกเลขที่กองนิติการ สำนักงานกฎหมายและสอบสวน
๕.๓ ในการออกเลขที่หนังสือ
หน่วยงานเจ้าของเรื่องจะต้องมอบสำเนาหนังสือคู่ฉบับ ส่วนการออกเลขที่คำสั่งให้มอบเอกสารฉบับจริง
เพื่อให้สารบรรณกลางของหน่วยเก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการ
ข้อ ๖ การรับรองสำเนาหนังสือทุกชนิดให้ใช้คำว่า “สำเนาถูกต้อง” โดยให้ข้าราชการตำรวจ
ตั้งแต่ชั้นยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปของหน่วยงานเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรองพร้อมทั้งวงเล็บชื่อ
ชื่อสกุลตัวบรรจง และตำแหน่งหน้าที่ราชการ แล้วลงวัน เดือน
ปี
กำกับไว้ใต้ตำแหน่งหน้าที่ราชการที่ขอบล่างของหนังสือ
บทที่ ๕
การเสนองาน
-------------------------
ข้อ
๑ การเสนองาน
ให้เสนอต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้นและตามสายการบังคับบัญชา
เว้นแต่เรื่องที่มีระเบียบหรือคำสั่งกำหนดให้ปฏิบัติเป็นอย่างอื่นหรือเป็นกรณีเร่งด่วน หากล่าช้าอาจเกิดการเสียหายต่อทางราชการได้
ข้อ ๒ การเสนอหนังสือต่อสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
๒.๑ กรณีปกติ
ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องจัดเจ้าหน้าที่นำส่งฝ่ายสารบรรณ สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ และให้ฝ่ายสารบรรณนำเสนอผู้บังคับบัญชา
เมื่อผู้บังคับบัญชาสั่งการแล้วให้ฝ่ายสารบรรณแจ้งหน่วยงานเจ้าของเรื่องรับกลับเพื่อดำเนินการต่อไป
ทั้งนี้ ให้เจ้าหน้าที่ดังกล่าวลงลายมือชื่อให้สามารถอ่านออกได้ไว้เป็นหลักฐาน
๒.๒ กรณีพิเศษ
หากงานมีลักษณะเร่งด่วน
มีเหตุพิเศษหรือเป็นเรื่องที่ไม่ควรเปิดเผย
เนื่องจากอาจเกิดการเสียหายต่อทางราชการได้
ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องจัดเจ้าหน้าที่นำเสนอผู้บังคับบัญชาโดยตรงและรับผิดชอบติดตามจนผู้บังคับบัญชาสั่งการ ทั้งนี้ ก่อนนำเสนอผู้บังคับบัญชาให้หน่วยงานนั้นนำเรื่องมาลงทะเบียนหนังสือรับที่ฝ่ายสารบรรณ
สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติก่อน
กับให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานเจ้าของเรื่องนั้นลงลายมือชื่อในทะเบียนหนังสือรับของสำนักงานตำรวจแห่งชาติให้สามารถอ่านออกได้ไว้เป็นหลักฐาน
ข้อ
๓ การเสนอหนังสือต่อนายกรัฐมนตรี
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย ให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องถือปฏิบัติตามข้อ ๒ โดยอนุโลม
บทที่ ๖
การรับและส่งหนังสือ
-------------------------
การปฏิบัติเกี่ยวกับการรับและส่งหนังสือ ให้ปฏิบัติตามที่ได้กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ หมวด ๒ ส่วนที่ ๑ ข้อ ๓๕-๔๐ ส่วนที่ ๒ ข้อ ๔๑-๔๙ และในข้อที่จะกล่าวต่อไปนี้
ข้อ
๑
หนังสือทุกชนิดที่มีถึงสำนักงานตำรวจแห่งชาติ โดยจ่าหน้าซองระบุตำแหน่ง ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือตำแหน่งเทียบเท่า หรือระบุชื่อส่วนราชการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ดำเนินการ
ดังนี้
๑.๑
ให้หน่วยงานในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ และกองบัญชาการหรือหน่วยงานเทียบเท่า ซึ่งมีที่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร จัดเจ้าหน้าที่ไปรับงานที่ งานรับ-ส่งหนังสือ ฝ่ายสารบรรณ สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ (ศูนย์รับ-ส่งหนังสือ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ) วันละ ๒ ครั้ง ช่วงเช้าเวลา ๑๐.๐๐ น. และช่วงบ่ายเวลา ๑๕.๐๐ น. โดยประสานการปฏิบัติที่ โทร.
๐ ๒๒๕๑ ๘๙๕๖, ๐ ๒๒๐๕ ๒๗๖๐ โทรสาร ๐ ๒๒๕๑ ๓๙๑๓
๑.๒ หนังสือทุกชนิดที่มีถึงสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
โดยจ่าหน้าซองระบุตำแหน่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วย
ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือตำแหน่งเทียบเท่า
ให้สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ
จัดแยกส่งให้หน่วยงานในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติและกองบัญชาการหรือหน่วยงานเทียบเท่า
ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามกำหนดหน้าที่การงานรับไปดำเนินการในฐานะเจ้าของเรื่อง
โดยไม่ต้องนำเสนอผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายสั่งการก่อน
๑.๓ กรณีหน่วยงานที่รับเรื่องตามข้อ ๑.๒
เห็นว่าจะต้องแจ้งเวียนเรื่องที่รับไปดำเนินการให้หน่วยงานต่าง ๆ
ทราบหรือถือปฏิบัติ
ให้หน่วยงานนั้นเป็นเจ้าของเรื่องรับผิดชอบในการทำหนังสือแจ้งเวียนและจัดส่ง ทั้งนี้
ไม่ว่าจะเป็นหนังสือแจ้งเวียนในนามของหน่วยนั้นหรือแจ้งเวียนในนามของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
๑.๔ การแยกงานและส่งงานคืน หากหน่วยซึ่งได้รับงานที่สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติแยกส่งให้เห็นว่างานเรื่องใดไม่อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วย
ให้หน่วยงานนั้นรีบทำหนังสือส่งคืนฝ่ายสารบรรณ สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ
ภายในวันเดียวกัน หรืออย่างช้าภายในวันรุ่งขึ้น
โดยผู้ลงนามส่งคืนต้องดำรงตำแหน่งไม่ต่ำกว่าผู้กำกับการหรือตำแหน่งเทียบเท่า
พร้อมทั้งมีความเห็นไปด้วยว่าเรื่องนั้นควรเป็นงานในความรับผิดชอบของหน่วยงานใด
ข้อ
๒
ให้ทุกหน่วยงานในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติกำหนดเจ้าหน้าที่รับ-ส่งและติดตามงานให้ชัดเจน
รวมทั้งกำหนดผู้ควบคุมการปฏิบัติให้มีการติดตามผลอย่างใกล้ชิด
โดยหน่วยงานที่มีที่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร ให้แจ้งยศ ชื่อ ชื่อสกุล
และตำแหน่งของเจ้าหน้าที่ผู้ทำหน้าที่รับ-ส่งหนังสือของหน่วย อย่างน้อย
๒ นาย พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ ส่งให้กับงานรับ-ส่งหนังสือ
ฝ่ายสารบรรณ สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ
หากมีการเปลี่ยนแปลงเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบดังกล่าว ให้แจ้งการเปลี่ยนแปลงให้ทราบด้วยทุกครั้ง
บทที่ ๗
การคัดสำเนา การลงชื่อตรวจ และการรับผิดชอบในหนังสือราชการ
-----------------------
ข้อ
๑ การคัดสำเนาเอกสารนั้น
กระทำได้หลายวิธีด้วยกัน
ซึ่งโดยทั่วไปย่อมต้องปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ แต่ที่จะกล่าวต่อไปนี้ เป็นการคัดสำเนาหนังสือและการรับผิดชอบในสำเนาหนังสือราชการของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ดังนั้น การคัดสำเนาจะต้องคัดข้อความที่ปรากฏในเรื่องทุกอย่างทั้งหมดให้เป็นไปอย่างเดียวกันกับต้นฉบับทุกประการ
จะคัดข้อความเป็นส่วน ๆ
หรือตัวสะกดการันต์ไม่ถูกต้องตรงกันกับต้นฉบับไม่ได้
แม้แต่ชื่อบุคคลก็สมควรจะต้องสอบถามไปยังสังกัดนั้นให้ปรากฏว่าชื่ออะไร ไม่ควรที่จะคัดสำเนาลงไปว่า ชื่อ “อ่านไม่ออก”
ดังนี้เป็นต้น
ข้อ
๒ หนังสือราชการที่ทำในนามของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติลงชื่อ จเรตำรวจแห่งชาติ รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ หรือตำแหน่งเทียบเท่าที่ปฏิบัติราชการแทน
หรือรักษาราชการแทนผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติลงชื่อ
ให้เจ้าหน้าที่ชั้นสารวัตรหรือตำแหน่งเทียบเท่าขึ้นไป หรือผู้รักษาราชการแทนลงชื่อตรวจตามลำดับชั้นกำกับรับผิดชอบไว้ในสำเนาที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือราชการฉบับนั้น เว้นแต่ถ้าเป็นเรื่องสำคัญต้องเสนอให้ผู้บัญชาการหรือตำแหน่งเทียบเท่า
ผู้บังคับการ
ในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือตำแหน่งเทียบเท่า แล้วแต่กรณี
ลงชื่อตรวจหนังสือราชการฉบับนั้น
ข้อ
๓ สำเนา ข้อบังคับ ระเบียบ
คำสั่ง คำแนะนำ คำชี้แจง
ประกาศ แจ้งความ แถลงการณ์หรือข่าว
ซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้ลงชื่อและมีต้นฉบับอยู่ที่กองนิติการ
สำนักงานกฎหมายและสอบสวน โดยเจ้าหน้าที่หน่วยงานต่าง ๆ มาขอออกเลขที่ ให้ผู้บังคับการกองนิติการ
เป็นผู้ลงชื่อรับรองว่าเป็นสำเนาที่ถูกต้อง
การรับรองสำเนาดังกล่าวนี้
เป็นการรับรองเฉพาะครั้งแรกที่มีการสำเนาเอกสารนั้น ๆ เท่านั้น
ส่วนข้อบังคับ
คำสั่ง ประกาศ แจ้งความซึ่งผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายได้ลงชื่อในฐานะเป็นเจ้าพนักงานผู้ปฏิบัติตามกฎหมายอื่นใด
หรือกรณีอื่นใดนั้น ให้ส่วนราชการผู้เป็นเจ้าของเรื่องนั้นรับรองสำเนา
สำเนาเอกสารต่าง ๆ
ซึ่งจะติดไปกับหนังสือหรือคำสั่งต่าง ๆ
ถ้าหนังสือหรือคำสั่งนั้น
๓.๑
ทำในนามของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ให้ชั้นสารวัตรหรือตำแหน่งเทียบเท่าขึ้นไป
หรือผู้รักษาราชการแทนเป็นผู้รับรองสำเนา
๓.๒
ทำในนามของผู้บัญชาการ ผู้บังคับการ ผู้กำกับการ
สารวัตร หรือตำแหน่งเทียบเท่า
ให้ข้าราชการตำรวจชั้นยศร้อยตำรวจตรีขึ้นไปเป็นผู้รับรองสำเนา
๓.๓ ทำในนามของหน่วยงาน
ซึ่งต่ำกว่าที่กล่าวแล้วใน ๓.๒ ให้หัวหน้าหน่วยงานนั้นเอง หรือผู้รักษาราชการแทนเป็นผู้รับรองสำเนา
การลงชื่อรับรองเอกสารดังกล่าวนี้ ให้ลงตำแหน่งด้วย
ถ้าลงชื่อรับรองแทนกันให้ลงตำแหน่งของผู้ที่ลงนั้นว่าดำรงตำแหน่งอะไร ลงชื่อในฐานะอะไร แล้วลงวัน เดือน
ปี
กำกับไว้ใต้ตำแหน่งหน้าที่ราชการที่ขอบล่างของหนังสือ
ข้อ
๔ การสำเนาเรื่องต่าง ๆ ของสำนักงานตำรวจแห่งชาติ เช่น สำเนาข้อบังคับ ระเบียบ
คำสั่ง คำแนะนำ ฯลฯ เพื่อส่งให้หน่วยงานต่าง ๆ นั้น
เป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานเจ้าของเรื่องในการ
สำเนาส่งเองทุกเรื่องไป
บทที่ ๙
การกำหนดเลขประจำหน่วยงานภายในสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
---------------------
ข้อ
๑ สำนักนายกรัฐมนตรีได้กำหนดรหัสตัวพยัญชนะประจำกระทรวง ทบวง
และส่วนราชการที่ไม่สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยกำหนดรหัสตัวพยัญชนะ “ตช” เป็นรหัสตัวพยัญชนะสำนักงานตำรวจแห่งชาติ และสำนักงานตำรวจแห่งชาติได้กำหนดเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่องเรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ หากมีการเปลี่ยนแปลงโดยยุบส่วนราชการใดให้ปล่อยตัวเลขนั้นว่าง
หากมีการจัดตั้งส่วนราชการขึ้นใหม่ให้ใช้เรียงลำดับถัดไป
ข้อ
๒ เพื่อให้การกำหนดเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่องของหน่วยงาน และรัฐวิสาหกิจในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
เป็นไปโดยสอดคล้องกับภาคผนวก ๑ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.
๒๕๒๖
สำนักงานตำรวจแห่งชาติจึงได้กำหนดเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่องให้กับหน่วยงาน ดังนี้
๒.๑ สำนักงานผู้บังคับบัญชาระดับสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ส่วนราชการ
เลขประจำส่วนราชการ
๑. สำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ตช
๐๐๐๑(…)/
๒. สำนักงานจเรตำรวจแห่งชาติ
ตช ๐๐๐๑(จตช)/
๓. สำนักงานรองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ตช ๐๐๐๑(...)/
๔. สำนักงานผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ตช ๐๐๐๑(...)/
สำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติให้ใช้อักษรย่อชื่อผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติลงภายในวงเล็บ
ส่วนสำนักงานรองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติหรือผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
ให้ใช้อักษรย่อลักษณะงานที่ได้รับมอบหมายและหมายเลขลำดับอาวุโสแล้วแต่กรณีภายในวงเล็บที่ต่อท้าย
สำหรับตำแหน่งเทียบเท่า
รองผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ ผู้ช่วยผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือตำแหน่งที่เรียกชื่ออย่างอื่น
ให้สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติขออนุมัติใช้ให้สอดคล้องกับคำสั่งมอบหมายหน้าที่การงาน
๒.๒ สำนักงานตำรวจแห่งชาติ หน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
ส่วนราชการ
เลขประจำส่วนราชการ
๑. สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ ตช ๐๐๐๑
๒. กองการเงิน ตช ๐๐๐๒
๓. กองการต่างประเทศ ตช ๐๐๐๓
๔. กองกำลังพล ตช ๐๐๐๔
๕. กองงบประมาณ ตช ๐๐๐๕
๖. กองบินตำรวจ ตช ๐๐๐๖
๗. กองพัฒนาการจราจรและบริการประชาชน ตช
๐๐๐๗
๘. กองพัฒนาการป้องกันและควบคุมอาชญากรรม ตช ๐๐๐๘
๙. กองพลาธิการและสรรพาวุธ ตช ๐๐๐๙
๑๐. กองวิจัยและพัฒนา ตช ๐๐๑๐
๑๑. กองวินัย ตช ๐๐๑๑
๑๒. กองสารนิเทศ ตช ๐๐๑๒
๑๓. กองสวัสดิการ ตช ๐๐๑๓
๑๔. ศูนย์ปฏิบัติการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ตช
๐๐๑๔
๑๕. สำนักงานคณะกรรมการนโยบายตำรวจแห่งชาติ ตช ๐๐๑๕
๑๖. กองบัญชาการตำรวจนครบาล ตช ๐๐๑๖
๑๗. ตำรวจภูธรภาค
๑ ตช ๐๐๑๗
๑๘. ตำรวจภูธรภาค
๒ ตช ๐๐๑๘
๑๙. ตำรวจภูธรภาค
๓ ตช ๐๐๑๙
๒๐. ตำรวจภูธรภาค
๔ ตช ๐๐๒๐
๒๑. ตำรวจภูธรภาค
๕ ตช ๐๐๒๑
๒๒. ตำรวจภูธรภาค
๖ ตช ๐๐๒๒
๒๓. ตำรวจภูธรภาค
๗ ตช ๐๐๒๓
๒๔. ตำรวจภูธรภาค
๘ ตช ๐๐๒๔
๒๕. ตำรวจภูธรภาค
๙ ตช ๐๐๒๕
๒๖. กองบัญชาการตำรวจสอบสวนกลาง ตช ๐๐๒๖
๒๗. กองบัญชาการตำรวจปราบปรามยาเสพติด ตช
๐๐๒๗
๒๘. กองบัญชาการตำรวจสันติบาล ตช ๐๐๒๘
๒๙. สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ตช ๐๐๒๙
๓๐. กองบัญชาการตำรวจตระเวนชายแดน ตช ๐๐๓๐
๓๑. สำนักงานกฎหมายและสอบสวน ตช ๐๐๓๑
๓๒. สำนักงานจเรตำรวจ ตช ๐๐๓๒
๓๓. สำนักงานนายตำรวจราชสำนักประจำ ตช ๐๐๓๓
๓๔. สำนักงานนิติวิทยาศาสตร์ตำรวจ ตช ๐๐๓๔
๓๕. สำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ตช ๐๐๓๕
๓๖. กองบัญชาการศึกษา ตช ๐๐๓๖
๓๗. โรงพยาบาลตำรวจ ตช ๐๐๓๗
๓๘. โรงเรียนนายร้อยตำรวจ ตช ๐๐๓๘
๓๙. สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการตำรวจ ตช
๐๐๓๙
๒.๓ หน่วยงานที่มิได้จัดตั้งขึ้นตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
ส่วนราชการ
เลขประจำส่วนราชการ
๑. สำนักอำนวยการและยุทธศาสตร์
(ด้านอำนวยการ) ตช ๐๐๕๑
๒. สำนักอำนวยการและยุทธศาสตร์
(ด้านยุทธศาสตร์) ตช ๐๐๕๒
๓. สำนักตรวจสอบภายใน ตช ๐๐๕๓
๔. สถาบันฝึกอบรมระหว่างประเทศว่าด้วยการดำเนินการ ตช ๐๐๕๔
ให้เป็นไปตามกฎหมาย
๒.๔
รัฐวิสาหกิจในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ส่วนราชการ
เลขประจำส่วนราชการ
โรงพิมพ์ตำรวจ ตช ๕๑๐๐
ข้อ
๓ สำหรับส่วนราชการระดับต่ำกว่าที่กำหนดไว้ตามข้อ
๒ หากจำเป็นต้องออกหนังสือราชการเอง และใช้อ้างอิงเมื่อรับหนังสือตอบหรือติดตามเรื่อง
ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองบัญชาการหรือหน่วยงานในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
เป็นผู้กำหนดเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่องให้กับส่วนราชการระดับรองลงไปจนถึงงานหรือหน่วยงานเทียบเท่า
ตามแนวทางปฏิบัติและการใช้ตามข้อ ๔
ข้อ
๔
แนวทางปฏิบัติในการกำหนดเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่องของส่วนราชการระดับกองบังคับการ กองกำกับการ
และงานหรือหน่วยงานเทียบเท่าในสังกัดสำนักงาน ผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ กองบัญชาการ
หรือหน่วยงานเทียบเท่าแล้วแต่กรณี
๔.๑ กำหนดเลขประจำส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้กับส่วนราชการระดับกองบังคับการ
กองกำกับการ
และงานหรือหน่วยงานเทียบเท่า
ให้หัวหน้าส่วนราชการต้นสังกัดกำหนดเลขไม่ให้เกินสามตำแหน่ง โดยให้ใส่จุดหลังเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเรื่องระดับกองบัญชาการและกองบังคับการในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ แล้วต่อด้วยเลขที่กำหนดขึ้นดังกล่าว
๔.๒ การกำหนดเลขตามข้อ ๔.๑ ให้เริ่มจากเลข ๑
เรียงไปตามลำดับส่วนราชการตามกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ
หากส่วนราชการใดมิได้จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการ ก็ให้จัดเรียงไปตามลำดับการจัดตั้งส่วนราชการนั้น ๆ
๔.๓
ตำแหน่งของเลขที่กำหนดให้มีไม่เกินสามตำแหน่งตามข้อ ๔.๑ นั้น แต่ละตำแหน่งให้ใช้แทนส่วนราชการดังนี้
๔.๓.๑ ส่วนราชการระดับกองบัญชาการหรือหน่วยงานเทียบเท่า
-
เลขหลังจุดตำแหน่งแรกให้ใช้แทนกองบังคับการ หรือหน่วยงานเทียบเท่า
-
เลขหลังจุดตำแหน่งที่สองให้ใช้แทนกองกำกับการ หรือหน่วยงานเทียบเท่า
-
เลขหลังจุดตำแหน่งที่สามให้ใช้แทนงาน
หรือหน่วยงานเทียบเท่า
๔.๓.๒ ส่วนราชการระดับกองบังคับการในสังกัดสำนักงานผู้บัญชาการตำรวจแห่งชาติ
หรือหน่วยงานเทียบเท่า
-
เลขหลังจุดตำแหน่งแรกให้ใช้แทนกองกำกับการ หรือหน่วยงานเทียบเท่า
-
เลขหลังจุดตำแหน่งที่สองให้ใช้แทนงาน
หรือหน่วยงานเทียบเท่า
ข้อ ๕
การใช้รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำหน่วยงาน
ให้ปฏิบัติดังนี้
๕.๑
หนังสือที่มีไปยังหน่วยงานภายในสังกัดสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ใช้เลขประจำหน่วยงานโดยไม่ต้องมีรหัสตัวพยัญชนะ
“ตช” นำหน้า เช่น “๐๐๐๑/.....”
๕.๒
หนังสือที่มีไปยังส่วนราชการภายนอกสำนักงานตำรวจแห่งชาติ ให้ใช้รหัสตัวพยัญชนะ “ตช”
นำหน้า
ตามด้วยเลขประจำหน่วยงาน
และหลังคำว่า “ตช” ไม่ต้องมีจุด
เพราะเป็นรหัสตัวพยัญชนะไม่ใช่คำย่อ
เช่น “ตช
๐๐๐๑/.....”
ข้อ
๖ สำหรับตำรวจภูธรจังหวัด
การกำหนดเลขประจำหน่วยงานให้ถือปฏิบัติตามแนวทางในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
ภาคผนวก ๑ การกำหนดเลขที่หนังสือ
ข้อ ๒.๒ สำหรับราชการส่วนภูมิภาค
บทที่ ๑๐
การส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์
-----------------------
การส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ของสำนักงานตำรวจแห่งชาติให้ปฏิบัติดังนี้
ข้อ ๑
การชำระค่าส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ ให้ชำระเต็มตามจำนวนเป็น รายเดือน ดังนี้
๑.๑
หน่วยงานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ได้รับจัดสรรงบประมาณที่จะส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์โดยชำระค่าส่งเป็นรายเดือน
ให้ยื่นหนังสือแสดงความจำนงต่อที่ทำการไปรษณีย์ที่จะขอส่งโดยตรง หรือต่อบริษัท
ไปรษณีย์ไทย จำกัด
โดยมีตัวอย่างลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการส่งจำนวน ๓ ชุด
แนบไปด้วย เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการส่งนั้นต้องไม่เกิน ๓ คน
ในการชำระเงินต้องถือปฏิบัติตามระเบียบสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
ว่าด้วยการมอบอำนาจในการสั่งจ้างแก่หัวหน้าหน่วยงานต่าง ๆ โดยเคร่งครัด
๑.๒
เมื่อได้รับหนังสือแจ้งการอนุญาตให้ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์
โดยชำระเงินค่าบริการไปรษณีย์เป็นรายเดือน
และวันเริ่มส่งจากหัวหน้าที่ทำการไปรษณีย์หรือจากบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด แล้ว
ให้หน่วยงานนั้นเริ่มทำการส่งได้
๑.๓
ในกรณีที่มีความประสงค์เปลี่ยนแปลงลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการส่งตามข้อ
๑.๑
หรือรายละเอียดอื่นใด ให้มีหนังสือติดต่อกับที่ทำการไปรษณีย์ที่ทำความตกลงไว้นั้น
๑.๔
ต้องส่ง ณ ที่ทำการไปรษณีย์ที่ทำความตกลงฝากส่ง โดยปฏิบัติการเข้าห่อซอง หุ้มห่อ
และจ่าหน้าไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ตามข้อบังคับและระเบียบของบริษัท
ไปรษณีย์ไทย จำกัด
๑.๕ จดหมายไปรษณีย์ ของตีพิมพ์
พัสดุย่อย และพัสดุไปรษณีย์ที่จะส่งต้องมีข้อความต่อไปนี้ไว้ที่ด้านจ่าหน้าซองห่อของให้เห็นได้ชัดเจน
คือ
ก. ให้ระบุชื่อ
และที่อยู่ของหน่วยงานผู้ฝากส่งไว้ที่มุมบนซ้ายด้านจ่าหน้า
บริเวณด้านข้างหรือใต้ครุฑ และเหนือเลขที่หนังสือ
ข. ในกรณีเป็นการจัดส่งโดยมีข้อตกลงกับบริษัท
ไปรษณีย์ไทย จำกัด ขอชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน
ให้มีข้อความ “ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือนใบอนุญาตที่ ../....
ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง”
ในกรอบสี่เหลี่ยมผืนผ้าแนวนอน ขนาด ๒ – ๔ เซนติเมตร
ที่มุมบนขวาด้านจ่าหน้า
ในกรณีที่เป็นไปรษณียภัณฑ์ต่างประเทศให้ใช้ข้อความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขที่ใบอนุญาต) ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง” (ตามตัวอย่าง)
ตัวอย่างไปรษณียภัณฑ์ภายในประเทศ
ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน
|
||
ครุฑ (ชั้นความเร็ว)
|
ใบอนุญาตที่ ../....
|
|
(ส่วนราชการที่ออกหนังสือ)
|
(ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง)
|
|
ที่
|
||
คำขึ้นต้น
|
ชื่อผู้รับ
|
|
สถานที่
|
||
ที่ตั้ง
|
||
รหัสไปรษณีย์
|
||
ตัวอย่างไปรษณียภัณฑ์ต่างประเทศ
POSTAGE PAID
|
||
ครุฑ (ชั้นความเร็ว)
|
PERMIT NO. ../....
|
|
(ส่วนราชการที่ออกหนังสือ)
|
(ชื่อที่ทำการที่ฝากส่ง)
|
|
ที่
|
||
คำขึ้นต้น
|
ชื่อผู้รับ
|
|
สถานที่
|
||
ที่ตั้ง
|
||
รหัสไปรษณีย์
|
||
๑.๖ หน่วยงานที่ส่งจะใช้บริการไปรษณีย์ลงทะเบียน
ไปรษณีย์รับรอง ตอบรับด่วน
หรือบริการพิเศษอื่นใดด้วยก็ได้
๑.๗ ต้องนำไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ไปส่งต่อพนักงานรับฝาก
ณ ที่ทำการ
ไปรษณีย์ที่ได้ทำความตกลงไว้
ห้ามนำใส่ตู้ไปรษณีย์
๑.๘ ทุกครั้งที่ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์
ต้องจัดทำใบนำส่งไปรษณียภัณฑ์
และพัสดุไปรษณีย์ที่ชำระค่าส่งเป็นรายเดือนตามแบบ จำนวน
๓ ชุด จ่าหน้าถึงหัวหน้าที่ทำการไปรษณีย์ที่ได้ทำความตกลงไว้
โดยให้มีเลขที่ใบนำส่งเรียงตามลำดับของจำนวนครั้งที่ส่งและให้เริ่มต้นเลขที่ใบนำส่งใหม่ทุก
ๆ เดือน ทั้งนี้ พนักงานรับของที่ทำการไปรษณีย์จะคืนสำเนาใบนำส่งซึ่งแสดงยอดเงินค่าส่งแต่ละครั้งให้ผู้ส่งเก็บไว้เป็นหลักฐาน
๑.๙ ในกรณีที่ไม่สะดวกในการนำไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ไปส่ง
ณ
ที่ทำการไปรษณีย์ที่ได้ตกลงกันไว้ จะขอทำความตกลงส่งผ่านที่ทำการไปรษณีย์อนุญาต
หรือที่ทำการไปรษณีย์อนุญาตเอกชนที่อยู่ใกล้ก็ได้
โดยให้จัดทำใบนำส่งแนบกับไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ที่จะส่ง
เมื่อที่ทำการไปรษณีย์ได้รับไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ดังกล่าวไว้ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว
ก็จะจัดส่งสำเนาใบนำส่งคืนมาให้ต่อไป
๑.๑๐
หน่วยงานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ได้รับจัดสรรงบประมาณต้องนำเงินค่าส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ของแต่ละเดือนที่ใช้บริการไปแล้ว
ตามจำนวนเงินที่ ที่ทำการไปรษณีย์ซึ่งรับส่งแจ้งให้ทราบไปชำระภายในวันที่ ๒๐
ของเดือนถัดไป โดยจะชำระเป็นเงินสดหรือเช็คก็ได้
ในกรณีที่จ่ายเป็นเช็คนั้น
ให้แจ้งความจำนงต่อที่ทำการไปรษณีย์ที่ส่งหรือต่อบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด โดยแจ้งชื่อธนาคารท้องถิ่นของเช็คที่สั่งจ่ายและแนบตัวอย่างลายมือชื่อ
ผู้มีอำนาจสั่งจ่ายเงินด้วยเช็ค จำนวน ๓ ชุด
พร้อมเงื่อนไขการสั่งจ่ายเป็นเช็คขีดคร่อมสั่งจ่าย “บริษัท
ไปรษณีย์ไทย จำกัด” หรือ “ที่ทำการไปรษณีย์ที่ส่ง”
จำนวนเงินในเช็คสั่งจ่ายต้องเท่ากับจำนวนเงินค่าส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ที่ต้องชำระ
และเช็คดังกล่าวจะมีผลสมบูรณ์ต่อเมื่อบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด
ได้เรียกเก็บเงินตามเช็คถูกต้องเรียบร้อยแล้ว
ในกรณีที่ไม่นำเงินไปชำระค่าส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ภายในกำหนด
เวลา ที่ทำการไปรษณีย์จะงดรับไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์
๑.๑๑
ผู้ฝากส่งจะต้องปฏิบัติตามระเบียบ
ข้อบังคับ และกฎหมายว่าด้วยการไปรษณีย์ทุกประการ ทั้งนี้ บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด
ทรงไว้ซึ่งสิทธิที่จะแก้ไขเพิ่มเติมหลักเกณฑ์ในเรื่องส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์โดยชำระค่าส่งเป็นรายเดือน หรือวินิจฉัยชี้ขาดในกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้นแก่ไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ที่หน่วยงานทำการส่ง
โดยชำระค่าส่งเป็นรายเดือน
ข้อ ๒
การเบิกจ่ายเงินชำระหนี้ค่าส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์
๒.๑ หน่วยที่ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ เมื่อได้รับแจ้งหนี้จากที่ทำการไปรษณีย์ที่ส่งแล้ว
ให้ตรวจสอบความถูกต้อง
แล้วให้ดำเนินการเบิกจ่ายเงินให้กับที่ทำการไปรษณีย์ที่ส่งตามระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลังที่ใช้อยู่ให้เสร็จสิ้น
ภายในวันที่ ๒๐ ของเดือนถัดไป
พร้อมทั้งให้หมายเหตุการชำระเงินไว้แล้วให้ถูกต้อง
๒.๒ เมื่อหน่วยที่ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์
หากไม่ใช่หน่วยที่ได้รับจัดสรรงบประมาณ ให้หน่วยที่ส่งแจ้งกองการเงิน
สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ทราบภายใน ๗ วันทำการ
นับแต่วันที่ได้ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์นั้น ให้หน่วยที่ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ลงเลขที่หนังสือของหน่วยพร้อมวัน
เดือน ปีออกหนังสือในใบนำส่งให้ชัดเจนทุกฉบับ
เมื่อหน่วยที่ส่งไปรษณียภัณฑ์และพัสดุไปรษณีย์ได้รับใบแจ้งหนี้จากที่ทำการไปรษณีย์แล้ว ให้ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้อง
และหากไม่ได้เป็นหน่วยที่ได้รับจัดสรรงบประมาณก็ให้ส่งใบแจ้งหนี้ไปให้กองการเงิน
สำนักงานตำรวจแห่งชาติ ดำเนินการให้ต่อไป
ข้อ ๓
การใช้โทรเลขเกี่ยวกับราชการ จะต้องชำระด้วยเงินสดจากงบประมาณของหน่วยที่ใช้
หน่วยงานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่มีที่ตั้งอยู่ในเขตกรุงเทพมหานครที่ได้รับการจัดสรร
งบประมาณรายจ่าย
--------------------------
๑.
สำนักงานเลขานุการตำรวจแห่งชาติ
๒.
กองการเงิน
๓.
กองการต่างประเทศ
๔.
กองกำลังพล
๕.
กองงบประมาณ
๖.
กองบินตำรวจ
๗.
กองพัฒนาการจราจรและบริการประชาชน
๘.
กองพัฒนาการป้องกันและควบคุมอาชญากรรม
๙.
กองพลาธิการและสรรพาวุธ
๑๐. กองวิจัยและพัฒนา
๑๑. กองวินัย
๑๒. กองสารนิเทศ
๑๓. กองสวัสดิการ
๑๔. ศูนย์ปฏิบัติการสำนักงานตำรวจแห่งชาติ
๑๕. สำนักงานคณะกรรมการนโยบายตำรวจแห่งชาติ
๑๖. กองบัญชาการตำรวจนครบาล
๑๗. ตำรวจภูธรภาค ๑ (ส่วนกลาง)
๑๘. กองบัญชาการตำรวจสอบสวนกลาง
๑๙. กองบัญชาการตำรวจปราบปรามยาเสพติด
๒๐. กองบัญชาการตำรวจสันติบาล
๒๑. สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
๒๒. กองบัญชาการตำรวจตระเวนชายแดน
๒๓. สำนักงานกฎหมายและสอบสวน
๒๔. สำนักงานจเรตำรวจ
๒๕. สำนักงานนายตำรวจราชสำนักประจำ
๒๖. สำนักงานนิติวิทยาศาสตร์ตำรวจ
๒๗. สำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
๒๘. กองบัญชาการศึกษา
๒๙. โรงพยาบาลตำรวจ
๓๐. สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการตำรวจ
๓๑. สำนักตรวจสอบภายใน
อ่านทั้งหมด คลิ๊ก โหลดที่ https://drive.google.com/file/d/0B1f-Rw_e8DoUdTlmdG5VTFJmNEk/view?usp=sharing
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น